Cuti akademik adalah keadaan tidak terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Gadjah Mada (UGM) pada satu semester atau lebih atas izin pejabat yang berwenang. Mahasiswa dapat mengajukan cuti untuk beberapa alasan tertentu (misalnya, sakit yang memerlukan perawatan lebih lama) selama disetujui oleh Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. Mahasiswa akan berstatus cuti akademik pada Fakultas Ekonomika dan Bisnis UGM (FEB UGM) selama periode cuti tersebut. Permohonan cuti akademik berlaku hanya satu semester. Mahasiswa harus memperbarui permohonan cuti setiap semester jika diperlukan.
Ketentuan Cuti Akademik
- Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik jika mahasiswa telah menyelesaikan minimal dua semester di FEB UGM, memenuhi minimal 30 SKS dengan IPK minimal 2,00.
- Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik maksimal dua semester baik diambil secara berturut-turut atau terpisah.
- Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik dua bulan sebelum semester berikutnya dimulai. Pengajuan cuti akademik ditujukan kepada Ketua Program Studi dan mengunggah dokumen surat tersebut melalui menu pengajuan permohonan di Simaster. Masa cuti akademik tidak diperhitungkan sebagai masa aktif studi dalam kaitannya dengan batas waktu studi.
- Mahasiswa tidak perlu membayar biaya perkuliahan selama masa cuti akademik (yang telah mendapat izin tertulis dari Kaprodi).
- Mahasiswa yang mengambil cuti akademik dengan alasan mengikuti pertukaran pelajar, tidak dapat melakukan transfer kredit SKS dari universitas tujuan. Transfer SKS hanya memungkinkan apabila mahasiswa tidak mengambil cuti akademik selama periode pertukaran tersebut.
- Selama masa cuti akademik, mahasiswa tidak berhak untuk melakukan transaksi administrasi akademik, misalnya pemesanan produk-produk akademik.
- Mahasiswa yang sudah memasuki masa perpanjangan studi (semester 11, 12, 13, dan 14) maka tidak diperbolehkan untuk mengajukan cuti akademik.
- Mahasiswa penerima beasiswa tidak diperbolehkan untuk mengajukan cuti akademik kecuali pemberi beasiswa sudah memberikan izin secara tertulis.
Mahasiswa yang mengambil cuti akademik tanpa izin Kaprodi (mangkir) sampai dengan maksimum satu tahun akademik, apabila akan aktif kembali dan diizinkan oleh Kaprodi dikenai ketentuan:
- Masa studi tetap diperhitungkan sebagai masa aktif studi dalam kaitannya dengan batas waktu studi;
- Mahasiswa diwajibkan membayar UKT untuk periode semester yang tidak diikuti tersebut (semester saat mahasiswa tidak melakukan heregistrasi).
Prosedur Pengajuan Cuti Akademik
- Pengajuan cuti akademik harus melalui prosedur berikut.
- Permohonan cuti akademik diajukan secara tertulis dengan menuliskan surat permohonan resmi ke Kaprodi dengan melampirkan dokumen-dokumen pendukung.
- Mengunggah surat permohonan cuti ke Simaster dan menunggu verifikasi dari program studi dan fakultas. Setelah diverifikasi, permohonan cuti akademik resmi diberikan.
- Pengunggahan permohonan cuti melalui Simaster sesuai dengan periode yang ditentukan oleh universitas. Mahasiswa harus memantau laman www.akademik.ugm.ac.id untuk mengetahui periode pengajuan permohonan dan persetujuan cuti akademik.
- Status cuti akan dicatatkan pada sistem informasi akademik Simaster dan ditampilkan pada status akademik di Simaster.
Prosedur Permohonan Aktif Kembali
Mahasiswa yang ingin aktif kuliah kembali setelah menjalani cuti akademik harus melaksanakan tahapan-tahapan sebagai berikut.
- Mengajukan surat permohonan aktif kuliah kepada Kaprodi.
- Mengajukan permohonan aktif kembali melalui portal Simaster dan mengunggah dokumen pendukung (jika ada).
- Prodi/Fakultas akan memverifikasi permohonan dan mahasiswa akan dapat membayar UKT sesuai dengan periode semester yang akan diikuti kembali (semester berjalan).
- Periode pengajuan aktif kembali harus mengikuti ketentuan yang ditetapkan oleh universitas dan masuk dalam kalender akademik. Detail periode pengajuan cuti, aktif kembali diatur dan prosedur diterbitkan oleh universitas. Laman www.akademik.ugm.ac.id memuat periode pembukaan aplikasi pengajuan cuti akademik, aktif kembali pada setiap semesternya.
- Seluruh pengajuan aplikasi tersebut diatur sepenuhnya menggunakan portal Simaster.
- Melakukan herregistrasi pada periode pembayaran UKT pada semester yang akan berjalan.
- Mahasiswa dengan status perpanjangan studi, harus mengisi formulir perpanjangan studi yang harus disetujui oleh Kaprodi Sarjana, Dosen Pembimbing Skripsi (bagi mahasiswa yang sedang mengerjakan skripsi). Bagian Akademik akan memproses surat pengajuan perpanjangan studi yang dikirimkan kepada Wakil Rektor P2KM. Pembayaran UKT hanya dapat dilakukan jika surat perpanjangan studi disetujui oleh Wakil Rektor Bidang Pendidikan, Pengajaran, dan Kemahasiswaan dan dibuka akun pembayaran oleh Direktorat Keuangan UGM.
