Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Gadjah Mada (FEB UGM) menyelenggarakan Pelatihan Kearsipan bagi staf profesional yang berlangsung selama dua hari pada 5-6 Februari 2025 di Gedung Pertamina Tower lantai 5. Pelatihan ditujukan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman staf tentang pengelolaan arsip.
Kepala Kantor Administrasi FEB UGM, Nur Bakti Susilo, S.E., Ak., CA., ASEAN CPA., menegaskan pentingnya pelatihan ini untuk agar pengelolaan arsip lebih efektif dan efisien.
“Hal ini merupakan aspek yang sangat penting. Di FEB UGM mayoritas sudah menggunakan arsip elektronik, tetapi kita juga perlu mempelajari bersama pengelolaan arsip tekstual atau kertas dari proses masuk, distribusi, dan penghapusan,” ujarnya.
Pelatihan ini mendatangkan para narasumber yang berlatar belakang Arsiparis, meliputi Fitria Agustina, S.IP., M.Sc., Kurniatun, S.IP., Ully Isnaeni Effendi, S.E.,M.Sc., Heri Santosa, S.ST.Ars., dan Dr. Herman Setyawan, S.Pd.,M.Sc. yang terbagi dalam hari yang berbeda. Terdapat tiga topik utama yang dipaparkan oleh narasumber, yaitu Pengelolaan Arsip Aktif, Penataan Arsip Inaktif Tidak Teratur, dan Penyusutan Arsip.
Salah satu narasumber, Fitria mengungkapkan bahwa kegiatan pengarsipan bukan hanya menjadi tanggung jawab pengelola arsip saja. Pengarsipan juga berlaku untuk semua staf dari semua unit dan program studi yang berinteraksi dengan dokumen.
“Arsip yang diolah sehari-hari lebih dipahami oleh masing-masing pengguna, termasuk fungsi, nilai guna, serta kebutuhan penyimpanannya dalam jangka waktu tertentu. Oleh karena itu, diperlukan kolaborasi dan kesadaran bersama untuk memastikan pengelolaan arsip yang lebih efisien, terstruktur, dan sesuai dengan kebutuhan institusi,” ujarnya.
Ia juga menambahkan bahwa mengelola arsip bukan sekadar menyusun dokumen saja. Lebih dari itu, pengelolaan arsip telah diatur dalam peraturan perundang-undangan dan tata naskah dinas yang berlaku di lingkungan UGM.
“Pengelolaan arsip tidak boleh asal-asalan. Penting juga untuk memastikan setiap arsip tercatat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku,” tambahnya.
Sementara Heri menambahkan bahwa bukti sebuah arsip terkelola dengan baik adalah adanya daftar arsip yang terdokumentasi dengan jelas.
“Tanpa pencatatan yang sistematis dan hanya sekadar menata dokumen, ini belum cukup untuk dikategorikan sebagai pengelolaan arsip yang efektif. Oleh karena itu, penerapan klasifikasi arsip di setiap bagian menjadi langkah penting untuk mendukung administrasi yang lebih tertata dan akuntabel,” jelas Heri.
Dalam hal pemusnahan arsip baik fisik maupun elektronik, Herman menambahkan perlu mengikuti pedoman yang ditetapkan oleh universitas. Misalnya untuk arsip yang sudah melebihi jangka waktunya harus dimusnahkan sesuai pedoman agar tidak menumpuk dan memenuhi ruang penyimpanan.
“Menyisakan arsip yang sudah tidak relevan justru menghambat sistem pengelolaan dan pencarian dokumen menjadi lebih sulit,” ujarnya.
Selain diberikan pemaparan teori, pada sesi akhir staf profesional juga mendapatkan pelatihan praktik dari Isti Maryatun, S.ST.Ars., Anna Riasmiati, SE., Zuli Ermasanti, S.S.T.Ars., dan Nabiilah Khusnul Afifah, A.Md. Praktik ini meliputi pengelolaan arsip, pencatatan daftar arsip, pemberkasan, dan penyimpanan arsip cetak. Pelatihan ini diharapkan dapat meningkatkan kemampuan staf dalam mengoptimalkan pengelolaan arsip sesuai standar yang berlaku untuk menciptakan sistem yang lebih tertata dan efisien.
Reportase: Shofi Hawa Anjani
Editor: Kurnia Ekaptiningrum
Sustainable Development Goals:
