Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Gadjah Mada (FEB UGM) menggelar pelatihan Tata Naskah Dinas, Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK), serta Administrasi Kesekretariatan. Kegiatan ini dilaksanakan sebagai upaya untuk meningkatkan kompetensi staf profesional FEB dalam bidang administrasi dan tata kelola persuratan di lingkungan fakultas pada Rabu (28/1) di Ruang Kertanegara FEB UGM.
Kepala Kantor Administrasi FEB UGM, Nur Bakti Susilo, S.E., Ak., CA., ASEAN CPA., menekankan pentingnya pemahaman bersama dan pembaruan ilmu pengetahuan terkait persuratan dan administrasi kesekretariatan. Melalui pelatihan ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman staf profesional yang terlibat dalam proses persuratan terkait tata naskah dinas dan kesekretariatan sehingga dapat menyusun surat dengan tepat, cepat, dan sesuai ketentuan.
Kegiatan ini menghadirkan sejumlah narasumber dari UGM. Sesi pertama, Deni Clara Sinta, S.H., M.H., dari Biro Hukum dan Organisasi UGM memaparkan tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) serta Tata Naskah Dinas. Deni menjelaskan bahwa SOTK sangat berperan dalam menentukan kewenangan dan akuntabilitas, memperlancar alur komunikasi, menjamin ketertiban administrasi, menghindari kesalahan prosedural, dan mengurangi ambiguitas.
Ia juga menguraikan jenis-jenis naskah dinas kewenangan penandatanganan berdasarkan jenjang jabatan, serta etika administrasi, termasuk dalam pengelolaan penomoran surat.
“Naskah dinas memiliki kekuatan hukum dan dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan dengan nilai pembuktian yang tinggi selama disusun sesuai dengan ketentuan dengan syarat adanya keaslian, kejelasan, dan konteks penggunaan,” jelasnya.
Sementara Farida Yuliani, S.S., M.A., dari Biro Manajemen Strategis UGM menyampaikan materi berjudul Teknik Pembuatan Tata Naskah Dinas. Ia mengajak peserta untuk mengkritisi persuratan yang sering keliru, seperti penggunaan logo, kop surat, hingga penulisan tujuan dan tembusan surat. Ia juga menyoroti penggunaan kaidah bahasa yang baik dan benar dalam persuratan.
“Penggunaan bahasa dalam persuratan harus baku dan efektif agar tidak menimbulkan multitafsir karena surat dinas merupakan representasi institusi dan harus dipahami secara tepat oleh penerimanya. Hindari penggunaan kata tidak efektif atau bentuk yang tidak sesuai kaidah bahasa Indonesia,” ucapnya.
Pelatihan ini diakhiri dengan pemaparan mengenai Administrasi Kesekretariatan oleh Brita Hapsari, S.Pd., M.Sc., dari bagian Hubungan Kelembagaan UGM yang menyoroti peran staf administrasi di era transformasi digital. Ia menjelaskan bahwa pekerjaan administrasi yang banyak dibantu teknologi tidak akan menggantikan peran manusia, namun menuntut staf untuk lebih adaptif, cepat, dan cermat menyaring informasi.
“Sekretaris atau staf administrasi tidak lagi hanya berperan sebagai supporting system administratif, namun juga sebagai mitra strategis pimpinan, problem solver, dan agent of change agar pengambilan keputusan dapat berjalan lebih efektif dan efisien,” tambahnya.
Melalui pelatihan ini, FEB UGM berkomitmen untuk meningkatkan profesionalisme pelayanan khususnya dalam bidang administrasi, memperkuat tata kelola persuratan yang tertib dan akuntabel, serta mendukung kinerja pimpinan dan sivitas akademika.
Reportase: Shofi Hawa Anjani
Editor: Kurnia Ekaptiningrum
Sustainable Development Goals
