Sistem Transfer Kredit

Mahasiswa yang hendak menempuh program paparan internasional (international exposure) dan ingin mengajukan transfer kredit, berkewajiban mengisi lembar kontrak belajar (learning agreement) yang disetujui oleh Pengelola Program Studi sebelum berangkat ke luar negeri atau sebelum menjalani program. Pengelola Program Studi memiliki kewenangan untuk memberikan penilaian kontrak belajar yang diajukan oleh mahasiswa. Petunjuk teknis transfer kredit sudah diatur melalui Surat Keputusan Dekan Nomor 1226/UN1/FEB/SDM/KP/2022 tentang Konversi Nilai dan Konversi Kredit Dalam Proses Transfer Kredit Program Mobilitas Internasional Mahasiswa. Mahasiswa wajib berkomunikasi dengan tim pemroses (GREAT dan/atau Bagian Akademik) jika terjadi perubahan pengambilan mata kuliah yang ditempuh di luar negeri dan memperbarui lembar kontrak belajar (learning agreement). Perubahan kontrak belajar harus diketahui dan disetujui oleh Ketua Program Studi Sarjana di masing-masing departemen.

Mahasiswa dapat mengajukan transfer kredit untuk kegiatan perkuliahan di luar program studi dan universitas, baik di dalam maupun di luar negeri (summer course). Pengajuan transfer kredit tidak hanya berlaku untuk mahasiswa program IUP, tetapi juga untuk mahasiswa program reguler.

Mahasiswa yang ingin mengajukan transfer kredit wajib untuk mengirimkan email melalui bagian akademik dengan menyertakan poster kegiatan atau silabus mata kuliah yang diikuti. Pengajuan transfer kredit akan diputuskan dalam rapat yudisium transfer kredit oleh pengelola program studi. Proses persetujuan kontrak belajar dapat diajukan melalui Bagian Akademik (email outgoing.feb@ugm.ac.id). Durasi proses transfer kredit memerlukan waktu sekitar lima minggu sejak dokumen diajukan.

Prosedur Transfer Kredit

1. Sebelum Berangkat/Menempuh Program Mobilitas (Pre Mobility Program)
   1. Mahasiswa mengunduh formulir lembar kontrak belajar (learning agreement) melalui tautan https://ugm.id/TemplateOutgoingFEB.
   2. Mahasiswa mengisi formulir lembar kontrak belajar sesuai dengan program yang akan dijalani dan mata kuliah yang akan diambil. Mahasiswa dapat menambahkan atau mengajukan permohonan untuk bagian admitted courses at home university dengan menuliskan mata kuliah yang dikehendaki, didasari dengan kesesuaian cakupan materi pada silabus mata kuliah yang diambil dengan mata kuliah hasil transfer di FEB. Apabila mahasiswa tidak mengetahui akan ditransfer menjadi mata kuliah apa di FEB, dapat dituliskan as it is atau dikosongkan.
   3. Mahasiswa mengirimkan dokumen lembar kontrak belajar (yang sudah ditandatangani mahasiswa) dilampiri dengan silabus mata kuliah yang akan diambil ke Tim Global Relations and Mobility Office (GREAT)/Bagian Akademik melalui email outgoing.feb@ugm.ac.id.
   4. Dokumen permohonan yang diajukan oleh mahasiswa akan dibahas dan diputuskan dalam rapat yudisium transfer kredit bersama Ketua Program Studi/yang mewakili. Rapat yudisium transfer kredit dilaksanakan satu kali setiap bulan di antara minggu ke-3 atau ke-4 (jadwal menyesuaikan kesepakatan dengan Ketua Program Studi/yang mewakili).
   5. Global Relations and Mobility Office (GREAT)/Bagian Akademik menginformasikan hasil dari rapat yudisium transfer kredit kepada mahasiswa melalui email, dan memberitahukan kepada mahasiswa untuk mengirimkan kembali lembar kontrak belajar yang sudah diperbarui sesuai dengan hasil dan keputusan rapat yudisium transfer kredit pada utasan email yang sama.
   6. Global Relations and Mobility Office (GREAT)/Bagian Akademik akan mengajukan pembaruan lembar kontrak belajar yang telah dikirim oleh mahasiswa untuk ditandatangani Ketua Program Studi, kemudian mengirimkan kembali lembar kontrak belajar tersebut ke mahasiswa untuk memenuhi persyaratan dan menjadi landasan program mobilitasnya.
2. Setelah Selesai Menempuh Program Mobilitas (Post Mobility Program)
   1. Mahasiswa mengirimkan dokumen-dokumen berikut ke Global Relations and Mobility Office (GREAT)/Bagian Akademik melalui email outgoing.feb@ugm.ac.id.
      1. Lembar kontrak belajar yang sudah ditandatangani oleh Ketua Program Studi dan Host University. Apabila mahasiswa hendak menghapus/menambah/mengubah mata kuliah yang terdapat di lembar kontrak belajar setelah lembar kontrak belajar tersebut disetujui oleh Ketua Program Studi, maka mata kuliah yang dihapus/ditambah/diubah dapat dituliskan di halaman ke-2 lembar kontrak belajar.
      2. Silabus mata kuliah
      3. Transkrip nilai dari Universitas mitra dan UGM
      4. Testimoni (panduan dapat diunduh melalui https://ugm.id/TemplateOutgoingFEB)
      5. Tabel konversi nilai (jika ada)
      6. Skripsi dan Nilai Skripsi (khusus Dual Degree Program yang mengerjakan skripsi di universitas mitra)
   2. Dokumen permohonan yang diajukan oleh mahasiswa akan dibahas dan diputuskan dalam rapat yudisium transfer kredit bersama Ketua Program Studi/yang mewakili. Rapat yudisium transfer kredit dilaksanakan satu kali setiap bulan di antara minggu ke-3 atau ke-4 (waktu menyesuaikan dengan persetujuan Ketua Program Studi/yang mewakili).
   3. Global Relations and Mobility Office (GREAT)/Bagian Akademik menginformasikan hasil dari rapat yudisium transfer kredit kepada mahasiswa melalui email, dan memberitahukan kepada mahasiswa bahwa transfer nilai akan diproses sesuai dengan hasil dan keputusan Ketua Program Studi.
   4. Nilai dan kredit mata kuliah yang sudah ditransfer dicatatkan di sistem SINTESIS dan SIMASTER.